La situation de l’entreprise – 26-03-2020

Depuis l’arrêté ministériel du 15 mars 2020 portant diverses mesures à la lutte contre la propagation du virus COVID-19, l’Ancien Monastère est fermé au public et ce jusqu’au 15 avril 2020 (en fonction des directives gouvernementales actuelles).
Ce qui signifie, pour les salariés et personnes sous convention avec la SCIC, :
*Frédéric, directeur, a contacté les organisateurs dont les séjours étaient prévus fin mars et début avril pour leur proposer si possible un report à l’automne et a répondu au cas par cas à chaque demande d’annulation qui affluait.
*La commission culture a annulé auprès des artistes les deux spectacles concernés et le début de l’exposition prévue.
*Alain, chargé du bâti, a poursuivi les travaux intérieurs et extérieurs possibles sur les lieux.
*Les travaux de création d’une chambre avec sanitaires pour Personnes à Mobilité Réduite sont quasiment finalisés. Cependant, nous avions lancé une phase de test de 5 huisseries avec l’entreprise BADER, celles-ci n’ont pas été livrées à quelques jours près. Nous avons du annuler l’embauche de Maxime (salarié polyvalent et en charge de la maintenance en 2019) pour les poser et être formé à cette pose.
*Caroline, présidente et chargée de communication, s’est occupée de la communication immédiate et a annulé la journée de nettoyage du 22 mars et les deux prochains conseils d’administration.
*Lise-May, sous convention pour le jardin botanique, a poursuivi son activité professionnelle en partie à distance, en partie sur les lieux, avec quelques interventions sur le jardin botanique.
*Fanny et Lise-May, en convention sur l’activité massage-bien-être, n’ont pas pu démarrer leur activité de massage comme c’était prévu.
Aujourd’hui :
Plusieurs mesures de gestion/organisation ont été prises :
*Frédéric et Alain travaillent à temps partiel avec une attestation de déplacement dérogatoire. Pour toute question concernant les séjours, vous pouvez d’ailleurs joindre Frédéric au 06 85 80 05 22 ou par mail à contact@le-monastere.org.
*Caroline et Zohra, chèfe cuisinière, sont en arrêt de travail pour être avec leurs enfants et assurer un suivi scolaire. Caroline gère à distance les questions liées à l’administration de la société en tant que présidente.
La contacter : caroline.ligouy@le-monastere.org/ 06 61 89 25 21
*Maïa, nouvelle personne de l’équipe embauchée comme chargée de clientèle, a démarré son contrat et a aussitôt été mise au chômage partiel total !
Quant aux réservations des groupes : 
*Plusieurs groupes qui avaient réservé leur séjour pour les mois de mai à octobre ont contacté Frédéric et se voient dans l’obligation de remettre en question leur séjour pour diverses raisons (organisation, finances, maladie, etc.). Nous avions plusieurs contrats avec des Universités notamment.
*Au regard des réservations pour 2020, qui annonçaient une très bonne année pour la SCIC, nous avions préparé avec beaucoup de soin l’organisation, basée sur un meilleur équilibre des missions, avec une équipe composée d’anciens et de nouvelles personnes, dont deux contrats nouveaux à l’accueil-administratif et pour le suivi de la clientèle.
> Sur un chiffre d’affaires prévisionnel de 400k€ pour 2020, l’estimation du manque à gagner est de
55 k€ à ce jour et potentiellement 200 k€ supplémentaires en fonction de la prolongation ou non de la fermeture du lieu et des décisions prises par les états ;

>l’organisation imaginée est à réinterroger complètement
>Parallèlement, Frédéric a reçu confirmation de 2 séjours de groupes pour 2021, il y aussi des bonnes nouvelles!
Trésorerie
*Afin de gérer les urgences et anticiper une problématique de trésorerie, Frédéric a effectué un ensemble de démarches, avec efficacité mais non sans équilibrisme (report de contrats pour les employés, report de remboursement d’emprunt, du loyer, d’autres charges, au cas par cas conserver les acomptes clients, etc.), Caroline a accéléré la demande de versement du solde de la subvention régionale.
Assemblée Générale
*L’Assemblée Générale prévue le 25 avril : Le conseil d’administration ne pouvant pas se réunir à temps pour voter les comptes et son rapport de gestion de l’année 2019 (légalement  la convocation à l’AG doit vous être envoyée au 9 avril au plus tard), l’expert comptable et le commissaire aux comptes n’ayant pas non plus toutes les possibilités de faire leur travail, nous sommes contraints de la reporter à une date ultérieure.
Cependant, pour ne pas perdre le fil de nos travaux sur l’utilité sociale et être aussi réactifs que possible en attendant un retour à une situation plus habituelle, nous réfléchissons actuellement à l’organisation de réunions « à distance » pour les conseils d’administration préparatoires indispensables.
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